特定技能の定期届出と支援記録｜年１回の提出に備える日常管理・オンライン届出
トミーズリーガルサービス行政書士事務所
SSW / PERIODIC REPORTING & SUPPORT RECORDS
特定技能の定期届出と支援記録｜年１回の提出に備える日常管理・オンライン届出
年１回の届出に備え、対象者・雇用条件・賃金と勤怠・支援実施記録を日常からつなげて管理します。受入企業と登録支援機関の役割も分けて確認しましょう。
公式案内確認：２０２６年１０月２７日
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１．対象期間・提出期限・届出者を先に確認
入管庁は、定期届出の対象期間を４月１日から翌年３月３１日、提出期間を翌年５月３１日までと案内しています。５月３１日が土日祝日の場合は翌開庁日です。現在のルールは年１回の定期届出ですが、随時届出と支援の実施は別に管理します。
定期届出の提出者は特定技能所属機関（受入企業等）です。支援の全部を登録支援機関に委託する場合も、支援機関が提供する支援実施状況を取りまとめて提出します。委託契約だけで提出済みとはなりません。
対象者の範囲、対象期間中の退職者等の扱い、必要な別紙と添付資料は、最新の提出書類一覧表・作成要領と照合してください。現在の在籍者リストだけで対象を決めないようにします。
２．日常から残す記録と照合先
| 管理するもの | 残す情報・資料の例 | 主な照合先 |
|---|---|---|
| 対象者・変更履歴 | 在留資格・期限、入退社日、契約変更日、届出履歴 | 対象者一覧・契約・提出記録 |
| 賃金・勤怠 | 賃金台帳、出勤簿、支払資料、控除内容 | 雇用条件書・実際の勤務 |
| 実施した支援 | 実施日、内容、担当者、使用言語、対応結果、根拠資料 | 支援計画・支援実施状況 |
| 面談・相談 | 実施日、参加者、確認事項、課題、対応担当・期限 | 面談記録・相談対応記録 |
| 届出・その後の対応 | 最終版、添付資料、送信日時、受付記録、補正・連絡 | 提出済み資料と対応履歴 |
上表は実務上の整理例で、全件共通の法定添付書類一覧ではありません。個人情報へのアクセスを必要な担当者に限定し、共有範囲・保存場所・更新担当者を決めます。
３．毎月の点検例――記録と実態をつなぐ
- 前月からの入退社、雇用条件、勤務場所、支援体制の変更を確認する。
- 契約・賃金・勤怠に食い違いがあれば、対象者・期間・理由を整理する。
- 実施した支援と記録を照合し、未実施・記録不足・未確認を区別する。
- 支援機関からの受領資料と企業側の記録を照合する。
- 課題ごとに担当者、対応期限、確認結果を残す。
記録が見つからない場合、実施したと推測して埋めたり、日付や署名を後から作ったりしません。実施の有無を調べ、未確認事項と対応を記録します。過去の不備への対応は個別事情を確認します。
４．受入企業と登録支援機関の役割
| 担当 | 整理すること |
|---|---|
| 受入企業等 | 雇用・賃金・勤怠等の管理、対象者の取りまとめ、支援実施状況の確認、定期届出の提出 |
| 登録支援機関 | 受託範囲の支援を実施・記録し、定期届出に必要な支援実施状況等を受入企業へ提供 |
| 両者で合意 | 資料共有日、確認担当者、修正の連絡方法、提出控えの共有、未対応事項の管理 |
入管庁は、全部委託を受ける登録支援機関について、支援状況の別紙等を企業へ提供するよう案内しています。オンラインか書面か、委託先が１機関か等で署名欄の取扱いが異なるため、最新案内を確認してください。当事務所への依頼は支援委託・書類整理・申請取次等の範囲を分け、届出主体とシステム上の提出権限を確認します。
５．変更が起きたら、随時届出を別に確認
雇用契約、支援計画、支援委託契約の変更や、受入れ・支援の継続が困難になった場合などは、年１回の定期届出とは別に随時届出を確認します。変更の種類ごとに、届出の要否、提出者、起算日、期限、様式と添付資料を確認してください。
「次の定期届出にまとめて書けばよい」と判断せず、事由が生じた段階で確認します。在留資格の変更・更新申請や本人の届出が必要かどうかも別の論点です。
公式「よくある誤り集」の重点チェック
- 支援を委託していても、登録支援機関は定期届出を行えません。受入企業等が行います。
- 複数の登録支援機関に支援を全部委託している場合は、参考様式第３－６号（別紙２）と、全部委託しているすべての登録支援機関の署名を確認します。オンラインの署名欄の扱いも最新案内で確認してください。
- 提出書類の省略はオンライン届出で一定の基準を満たす場合に限られます。郵送・窓口では省略できません。「オンラインなら全社が省略できる」とは判断しません。
- 電子届出システムの利用者登録で「特定技能所属機関」の区分が選択されているか確認します。
６．オンライン届出の前後に確認すること
- 在留申請オンラインシステムと電子届出システムを混同せず、届出用の登録・利用申出と利用者権限を確認する。
- 対象年度・対象者・入力値を、会社と支援機関の記録に照合する。
- 提出方法に応じた最新様式・別紙・添付資料と省略条件を確認する。前年と同じだから省略できるとは判断しない。
- 添付したファイルだけでなく、提出した最終内容と送信・受付記録を保存する。
- 提出後の補正や連絡を確認し、受付・補正対応・完了を分けて記録する。
７．よくある質問
年１回になれば面談や支援も年１回でよいですか？
届出の頻度と支援の実施は別です。必要な支援の内容・頻度・方法を、支援計画と最新の運用要領で確認してください。
支援機関に委託すれば、会社は記録を見なくてもよいですか？
いいえ。企業側の雇用管理に加え、定期届出に取りまとめる支援実施状況も確認できる体制が必要です。
記録が足りない場合は？
不足の対象・期間・内容を特定し、残っている資料で実態を確認します。不明点を推測で補完せず、未確認として整理してください。
８．記録・支援体制の点検をご希望の方へ
対象人数、支援の委託範囲、記録が不足している期間、直近の届出状況を分かる範囲でお知らせください。対応範囲と費用を確認してご案内します。一般的な情報と、個別資料の点検・方針検討は分けて扱います。
公式一次資料
本文の制度説明は公式届出ページで確認。詳細な様式・添付条件はリンク先最新版で確認してください。毎月の点検表は当事務所の提案です。一般情報であり、個別案件の結果を保証しません。
