2026年4月15日から追加提出―「所属機関の代表者に関する申告書」が必要に｜背景と実務上の注意点

２０２６年４月１５日以降の入管実務

「所属機関の代表者に関する申告書」は、単なる追加書類ではありません。会社側の関与と説明責任を明確にする書類です。

２０２６年４月１５日以降の申請から、カテゴリー３又は４に該当する一定の在留資格申請について、「所属機関の代表者に関する申告書（参考様式）」の提出が案内されています。 特に、技術・人文知識・国際業務、研究、介護、技能、経営・管理の一部、一部の特定活動など、所属機関との契約・受入れ実態が重要になる在留資格では注意が必要です。

この書類は、会社名を記入して終わる形式的な書類ではなく、所属機関の代表者が申請内容や受入れ体制に責任を持って関与していることを示す意味を持ちます。 中小企業、新設法人、外国人代表者の会社、転職後初回更新などでは、これまで以上に会社側の説明内容と実態の整合性が重要になります。

対象時期 ２０２６年４月１５日以降の申請から注意

主な対象 カテゴリー３・４の所属機関に関係する申請

実務上の意味 会社側の把握・関与・説明責任の明確化

１．何が変わったのか

出入国在留管理庁の各在留資格ページでは、２０２６年４月１５日以降の申請について、カテゴリー３又は４に該当する場合に「所属機関の代表者に関する申告書（参考様式）」の提出が案内されています。 たとえば、在留資格「技術・人文知識・国際業務」では、カテゴリー３又は４に該当する場合、同申告書の提出が追加で案内されています。

また、技人国については、主に言語能力を用いて対人業務等に従事する場合、業務上使用する言語についてＣＥＦＲ・Ｂ２相当の言語能力を有することを証する資料も案内されています。 そのため、今回の変更は単なる書式追加ではなく、申請内容、実際の就労内容、会社側の把握状況をより具体的に確認する流れの一部と見るべきです。

２．この書類は何を確認するためのものか

「所属機関の代表者に関する申告書」は、単に代表者の情報を記載するだけの書類ではありません。 実務上は、所属機関の代表者が、申請人の受入れ、従事予定業務、雇用契約、会社の実態について一定の責任を持って関与していることを確認する趣旨があると考えられます。

これまでの入管実務でも、会社側の実態、申請人の職務内容、給与、勤務場所、勤務時間、事業内容との整合性は重要でした。 今回の書類追加により、特にカテゴリー３・４の会社では、代表者や会社側が申請内容を十分に理解しないまま申請することが難しくなる方向です。

３．対象になりやすい在留資格・申請

公式ページ上で確認できる範囲では、技術・人文知識・国際業務、研究、介護、技能、経営・管理の一部、一部の特定活動などで、所属機関の代表者に関する申告書の提出が案内されています。 実際の運用では、在留資格ごとに提出条件やカテゴリーの扱いが異なるため、個別確認が必要です。

４．カテゴリー３・４の会社に影響が大きい理由

入管手続では、所属機関の規模や信頼性に応じて、カテゴリーが分かれています。 一般に、カテゴリー１・２は上場企業や一定規模以上の企業など、会社側の資料が簡略化されることがあります。 一方、カテゴリー３・４には、中小企業、新設法人、法定調書合計表を提出できない会社などが含まれやすく、会社の実態説明がより重要になります。

今回の申告書追加は、こうした会社に対して、代表者レベルで申請内容を把握し、会社として責任ある説明を行うことを求める方向と考えられます。 特に、外国人代表者の会社、設立間もない法人、雇用管理体制が十分に整っていない会社、過去に短期間離職や不許可がある会社では、申請前の整理が重要です。

５．代表者が外国人の場合の注意点

所属機関の代表者が外国人である場合、代表者自身の在留状況、在留資格、会社経営への関与、法令遵守体制なども、実務上は慎重に確認した方がよい場面があります。 特に、代表者が日本に在留していない場合、又は代表者自身の在留資格と会社経営・雇用管理の実態に説明が必要な場合は、追加説明を検討すべきです。

もっとも、代表者が外国人であること自体が直ちに不利益になるわけではありません。 問題は、会社が実体を持って運営されているか、外国人従業員に予定される業務が在留資格に合っているか、雇用管理と法令遵守ができているかです。

６．申請前に確認すべきチェックポイント

２０２６年４月１５日以降の申請では、少なくとも次の点を確認してから申請書類を整えることをおすすめします。

• 今回の在留資格・申請類型で、所属機関の代表者に関する申告書が必要か確認しているか。
• 所属機関がカテゴリー３又は４に該当するか確認しているか。
• 代表者が申請内容、職務内容、雇用条件、受入体制を理解しているか。
• 雇用契約書、労働条件通知書、職務内容説明書、理由書の内容が一致しているか。
• 申請人の学歴・職歴と、従事予定業務との関連性を説明できるか。
• 技人国で対人業務・通訳・翻訳・ホテル等の業務がある場合、言語能力資料の要否を確認しているか。
• 代表者が外国人の場合、在留カード番号、在留資格、会社経営への関与状況を正確に整理しているか。
• 過去の不許可、短期離職、会社移転、代表者変更、事業内容変更がある場合、その経緯を説明できるか。

７．提出書類が増えた背景をどう見るべきか

今回の代表者申告書の追加は、単なる事務的な提出書類の増加ではなく、在留資格審査において、会社側の実態確認と説明責任をより重視する流れの一部と見ることができます。

特に技人国では、近年、実際の業務内容が専門的活動に該当するか、単純労働や単純接客に近くないか、派遣形態や転職後の就労実態に問題がないか、といった点が重視されています。 その中で、所属機関の代表者が申請内容を把握し、会社として責任ある説明をすることが求められていると考えられます。

８．よくある誤解

誤解１：代表者申告書だけ出せばよい

代表者申告書は、他の書類とセットで意味を持つ書類です。 申告書の内容が、雇用契約書、職務内容説明書、会社概要、理由書、決算書類と矛盾している場合、かえって審査上の疑問点になる可能性があります。

誤解２：代表者が外国人だと不利になる

代表者が外国人であること自体が直ちに不利になるわけではありません。 重要なのは、会社が実体を持って運営されていること、代表者又は管理者が会社運営に実質的に関与していること、申請人の業務内容が在留資格に合っていることです。

誤解３：カテゴリー３・４でも従来どおり簡単に更新できる

更新申請であっても、転職後初回更新、職務内容の変更、会社の実態変更、代表者変更、事業内容変更などがある場合は、追加説明が必要になることがあります。 「前回許可されているから大丈夫」と考えず、今回の雇用実態と会社資料を確認することが重要です。

９．実務対応の流れ

所属機関の代表者に関する申告書が必要になる案件では、次のような順序で確認すると、書類の矛盾や説明不足を防ぎやすくなります。

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トミーズリーガルサービス行政書士事務所では、技術・人文知識・国際業務、経営・管理、研究、介護、技能、特定活動などの在留資格申請について、必要書類確認、職務内容整理、理由書作成、会社側資料の整合性確認をサポートしています。 カテゴリー３・４の会社、新設法人、外国人代表者の会社、転職後初回更新などは、申請前の確認が特に重要です。

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