所属機関の代表者に関する申告書とは？2026年4月15日以降の対象・書き方・注意点

２０２６年４月１５日以降の入管実務

所属機関の代表者に関する申告書とは？２０２６年４月１５日以降の対象・書き方・注意点を整理します。

技術・人文知識・国際業務では、２０２６年４月１５日以降の申請について、カテゴリー３又は４の所属機関に「所属機関の代表者に関する申告書（参考様式）」の提出が案内されています。他の在留資格・申請類型では、それぞれの公式提出書類一覧で要否を確認してください。

公式参考様式の中心は、代表者の区分と、条件に該当する場合の英字氏名・在留カード番号です。日付、所属機関名、作成者氏名の欄もあります。雇用条件や職務内容の確認は申請全体で必要となる別の事項として扱い、この様式の記入欄と混同しないようにします。

対象時期 ２０２６年４月１５日以降の申請から注意

主な対象 カテゴリー３・４の所属機関に関係する申請

実務上の意味 代表者の区分・条件付きの氏名と番号を確認

動画で確認：代表者申告書の対象・書き方・注意点

所属機関の代表者に関する申告書｜対象・書き方・永住者の注意点▶

YouTubeで動画を見る｜ＡＩ合成音声を使用。動画情報確認：２０２６年１０月２１日。

１．所属機関の代表者に関する申告書とは

「所属機関の代表者に関する申告書」は、公式参考様式に従って代表者の区分等を申告する書類です。①日本人・特別永住者と、②上記①以外を分け、②の場合は代表者の氏名（英字表記）と在留カード番号を記入します。代表者が雇用条件や職務内容を誓約する欄がある書類として説明することは適切ではありません。

入管庁の技人国ページは、カテゴリー３・４について２０２６年４月１５日以降の取扱いと、認定・変更・更新等の提出書類を案内しています。申請時点の該当一覧を確認し、カテゴリーや申請種類を省略して一律の提出義務と判断しないでください。

技人国では、主に言語能力を用いて対人業務等に従事する場合の言語能力資料も別途案内されています。代表者申告書とは別の提出資料であり、対象業務、申請類型、更新時の取扱いを公式案内で確認します。

２．この書類は何を確認するためのものか

公式参考様式では、①日本人・特別永住者に該当する場合、「以下記入不要」とされ、２の英字氏名と３の在留カード番号を記入しない分岐です。日付、所属機関名、作成者氏名は別の欄として確認します。

作成者欄には「作成者は所属機関の職員に限る」と明記されています。記入を支援する人と、この欄の作成者を混同しないでください。様式には、事実でない内容が含まれる場合、虚偽の申請と判断される可能性がある旨の注意文もあります。

３．対象になりやすい在留資格・申請

技人国での要否は上記の公式ページ・各申請のチェックシートで確認します。研究、介護、技能、経営・管理、一部の特定活動についても、それぞれの活動・申請類型に応じた公式一覧を確認してください。次の表は申請全体を整理するための確認例であり、全ての区分に同じ提出条件を当てはめるものではありません。

４．カテゴリー３・４の会社に影響が大きい理由

技人国では、所属機関のカテゴリーにより提出資料が異なります。カテゴリー３は原則として前年分の法定調書合計表が提出された団体・個人（カテゴリー２を除く）、カテゴリー４は他のカテゴリーに該当しない団体・個人です。会社の人数や設立年だけで分類しないでください。

カテゴリー３・４では、申告書の必要性とともに、該当する企業区分の資料を確認します。代表者申告書の追加から、代表者本人の署名や雇用内容の誓約が新たに求められると推測しないことが重要です。

５．代表者が外国人の場合の注意点

外国籍の「永住者」と「特別永住者」は別です。公式様式の①は日本人・特別永住者であり、通常の永住者は①に含まれません。①以外は②にチェックし、英字氏名・在留カード番号の欄を確認する分岐になります。

氏名の綴りや番号は在留カード等の一次資料と照合し、確認できない情報を推測で埋めないでください。日本に在留していない代表者など、手元の情報で様式の記入を確定できない事情がある場合は、提出先へ確認します。

６．申請前に確認すべきチェックポイント

２０２６年４月１５日以降の申請では、少なくとも次の点を確認してから申請書類を整えることをおすすめします。

• 今回の在留資格・申請類型で、所属機関の代表者に関する申告書が必要か確認しているか。
• 所属機関がカテゴリー３又は４に該当するか確認しているか。
• 代表者が申請内容、職務内容、雇用条件、受入体制を理解しているか。
• 雇用契約書、労働条件通知書、職務内容説明書、理由書の内容が一致しているか。
• 申請人の学歴・職歴と、従事予定業務との関連性を説明できるか。
• 技人国で対人業務・通訳・翻訳・ホテル等の業務がある場合、言語能力資料の要否を確認しているか。
• 代表者が外国人の場合、在留カード番号、在留資格、会社経営への関与状況を正確に整理しているか。
• 過去の不許可、短期離職、会社移転、代表者変更、事業内容変更がある場合、その経緯を説明できるか。

７．提出書類が増えた背景をどう見るべきか

この様式の内容は、公式の記入欄と注意書きを出発点に理解します。様式の追加だけを根拠に、審査が一律に厳しくなった、代表者の責任が新設された、許可・不許可の傾向が変わったなどと断定しません。

雇用契約、実際の業務、勤務先の実態、申請資料の整合性は、申請全体を準備する際の別の確認事項です。実務上の準備助言と、申告書そのものの公式記入事項を分けて整理してください。

８．よくある誤解

誤解１：代表者申告書だけ出せばよい

申告書だけで許可が決まるものではありません。本人、勤務先、申請する活動、提出資料全体を確認し、該当する最新の公式一覧に沿って準備します。

誤解２：代表者が外国人だと不利になる

代表者の国籍だけで結論を出さず、公式様式の区分に正しく従います。日本人・特別永住者と、それ以外の区分、確認できる本人情報を整理してください。

誤解３：カテゴリー３・４でも従来どおり簡単に更新できる

更新申請であっても、転職後初回更新、職務内容の変更、会社の実態変更、代表者変更、事業内容変更などがある場合は、追加説明が必要になることがあります。 「前回許可されているから大丈夫」と考えず、今回の雇用実態と会社資料を確認することが重要です。

９．実務対応の流れ

所属機関の代表者に関する申告書が必要になる案件では、次のような順序で確認すると、書類の矛盾や説明不足を防ぎやすくなります。